運営本部長は、講習会企画、運営が円滑に行えるよう運営委員を役割分担する。
各委員は、運営本部長の指示のもと、役割を遂行する。 |
| （１）運営委員の選出・依頼状・派遣依頼状の送付 |
| ・ |
運営本部長は、4月～5月末までに運営担当地区の委員に講習会運営の意思を確認し、実行委員長名、運営本部長名の連名で本人へは依頼状、所属施設へは派遣依頼を作成、郵送する。
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| |
⇒［3］雛形；『運営依頼』
⇒［4］雛形；『運営派遣依頼』 |
| （２）運営委員会の開催：運営本部長が招集する |
| ① |
主な議事内容 |
| ・ |
運営に関する検討事項 |
| ・ |
講習会終了後、運営についての感想を各担当より情報収集しまとめる→実行委員会で報告 |
| ② |
会議の方法 |
| |
書記は持ち回りとして委員会開催2週間以内に議事録を作成し、運営本部長の確認後、実行委員会員に運営本部長が配信する。 |
| ・ |
メールで検討可能な事項はメール会議で行い、内容により議事録を作成する。 |
| ・ |
メールを受け取った者は、了解か否かの返事を送信者に必ず返信する。 |
（３）講習会の企画
＊企画内容は必要に応じて実行委員会へ報告（メールでよい）し了承を得る
＊運営については運営本部、学習内容はカリキュラム委員会が主に検討する
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| ① |
会期・会場の選定 |
| ・ |
会場借用の方法に順じて、手配し、およその会期が決まれば、実行委員会、メーカーに連絡する |
| ・ |
会期については、受講生130名、運営スタッフ60名の宿泊が確保できる時期を検討する |
| ・ |
日程スケジュールに応じた時間、会場の広さ、数を検討する：以下は目安
本部用60名席
基礎コース120名席（実習会場として別室100名席があればよい）
フォローアップコース60名席
展示会場50名席 |
| ・ |
会場のレイアウトについては、カリキュラム委員長を通して意見を聞いて検討する |
| ・ |
会場の下見の場合は、カリキュラム委員長に連絡する
（特に実習担当者はグループの配置を検討する必要があるため、下見をしたほうが望ましい） |
| ② |
後援・協力団体への依頼・お礼状の送付 |
| ・ |
各県医師会、各県看護協会へ「名義後援のお願い」を実行委員長名で各県医師会・看護協会に
送付する。会長は変更されることがあるので事前にホームページで確認する |
| |
⇒［5］雛形；『後援依頼』 |
| ・ |
愛媛県医師会は規定の用紙、講習会規約、会計予算等の資料添付が必要のため、あらかじめ医師会へ連絡して取り寄せておく。 |
| |
⇒［6］雛型；『愛媛県医師会』 |
| ・ |
上記以外の後援団体がある場合は依頼状を送付する |
| ・ |
後援の返信が1か月経過してもない場合は、再度送付または問い合わせを行う |
| ・ |
講習会終了後、2週間以内に後援のお礼状を出す |
| |
⇒［7］雛形；『後援お礼状』 |
| ・ |
各県の観光協会で助成をうけられることがあるので確認し、手続きを行う |
| ③ |
「受講生募集案内」の作成、郵送、対応 |
| a. |
案内状配布先の決定 |
| ・ |
実行委員会に案内状送付先リストを配布し、それぞれ居住する県の施設の確認を行なう |
| ・ |
講習会に新規に参加した施設はリストに追加するため、昨年の運営本部長に名簿を確認する |
| ・ |
案内状配布先を運営委員会で決定する |
| b. |
受講生募集案内状の作成・送付 |
| ・ |
遅くても開催日の4か月前には『受講生募集案内』を作成し郵送する |
| |
⇒［8］雛形；『受講生募集のご案内』
⇒［9］雛形；『基礎申込フォーム』
⇒［10］雛形；『フォロー申込フォーム』
⇒［11］雛形；『医師申込フォーム』 |
| ・ |
『受講生募集案内』は、実行委員会にメールを通して連絡する。又、関連するメーカーの四国営業担当者にも連絡して広報の協力を得る |
| ・ |
応募者からの問い合わせに対応する |
| ④ |
受講者の選考委員会への準備 |
| ・ |
受講者選考の参考となるように、申込者の応募内容のリストを作成する |
| ・ |
受講者選考委員会の委員選定を運営本部長が行い会議を招集する（選定委員会は後述） |
| ⑤ |
『受講要領』の配布 |
| ・ |
受講者選考委員会で決定した受講者へ、『受講要領』を送付する。 |
| |
⇒［12］雛形；『受講要領 基礎コース』
⇒［13］雛形；『受講要領フォローアップコース』
⇒［14］雛形；『受講要領 医師』
⇒［15］雛形；『受講要領 新人WOC』 |
| ・ |
日程表、学習目標、受講料入金方法、会場案内等を同封する |
| ・ |
受講選考基準を満たしてない応募者へ『受講のお断り』文書を送付する。 |
| |
⇒［16］雛形；『受講お断り』 |
| ・ |
受講者決定リスト作成し、会計委員長、カリキュラム委員長へ報告する |
| ⑥ |
ストーマメーカー、実習用品メーカー担当者との連携 ＊メーカーとの窓口は運営本部 |
| ・ |
他の講習会との重なりを調節してもらうため講習会日程が決まれば早急に報告する
必要に応じて、ストーマボディの予約をする。 |
| ・ |
展示案内送付：4か月前 |
| ・ |
メーカー展示・実習物品サンプル依頼、カタログ依頼、広告依頼について、担当メーカーへ連絡する。 |
| ・ |
サンプル内容は2カ月前にはカリキュラム委員会で決定したものを運営本部長が連絡する |
| |
⇒［17］雛形；『メーカー展示依頼』 |
| ・ |
申し込みメーカーについてはリストを作成し、会計委員長、カリキュラム委員長へ報告する |
| ・ |
講習会期間中の展示会場に、運営本部長として展示お礼の挨拶を行い、講習会テキストを1冊ずつメーカーに渡す |
| ・ |
講習会終了後、2週間以内にお礼状を出す。 |
| |
⇒［18］雛形；『メーカーお礼状』 |
| ⑦ |
書籍販売 |
| ・ |
会場が販売可能であるか確認の上、書籍販売店へ依頼する。 |
| ・ |
必要時、書籍販売店に出店依頼状を作成する。（出店費用は基本的に無料出店） |
| ・ |
基礎コース講習会テキストは、状況に応じて1冊1000円程度で講習会及び終了後に販売する
（フォローコーステキストは、基礎コース受講生には販売しない） |
| ・ |
以前のストーマ研究会誌（学会誌）のバックナンバーの販売は現在はない |
| ・ |
国内主要ストーマ用一覧は最終改定が2009年度のため、当面は販売しない →資料 |
| ・ |
関西STOMA研究会誌の販売は、研究会事務局に手配する。1冊500円で販売して売り上げを関西STOMA事務局に振り込むため、当講習会のメリットが少ないことから状況に判断を任せる→資料 |
| ⑧ |
人体モデルの手配 |
| ・ |
当講習会では10体のストーマモデルを保有しているが、他に必要な場合は以下に手配する |
＜ストーマリハビリテーション講習会用人体モデル＞
成人10体 小児（まゆちゃん）1体 |
| ＊ |
依頼先 株式会社 モスアソシエイツ （担当）岡田孝幸様
TEL:03-5800-2724（直通） FAX：03-5800-2729 E-Mail: mos@mos-jp.com |
| ・ |
「数量」「貸出期間」「発送先住所」「電話番号」「担当者名」「到着指定日」をメールで連絡 |
| ・ |
送付にかかる運賃は当講習会が負担（着払いで発送される） |
| ・ |
必要なら発送手配時に支払い総額、伝票番号を送ってくるので、依頼時に連絡先メルアドを教える |
| ＊ |
モデルの返送先
〒116-0011 東京都荒川区西尾久7-41-10
精密印刷 検品室 宛て TEL:03-3893-0707 |
| ・ |
使用後は清拭のうえ、同箱に梱包して返送する |
| ・ |
返送費用は当講習会が負担 |
| （４）当日の講習会運営 |
| ① |
受講者関連 |
| ・ |
名札作成、受付用名簿を作成する |
| ・ |
受講生登録番号（通し番号）を前年担当運営本部長に確認しておく |
| ・ |
全日程出席者について受付責任者に確認し、該当者には修了証書の作成を講習会最終日に行う |
| |
⇒［19］雛型；『基礎修了証書』
⇒［20］雛形；『フォロー修了書』 |
| ・ |
受講生登録番号（通し番号）一覧表を作成し、副実行委員長へ連絡（受講者総名簿へ登録） |
| ・ |
受講生の受講オリエンテーションを行う |
| |
→［21］雛型；『受講生オリエンテーション用紙』 |
| ② |
実行委員、講師、運営委員の宿泊の手配 |
| ・ |
およそ運営にかかる人数を10カ月前にホテルの部屋を確保しておく |
| ・ |
宿泊に係る支払い作業は会計委員と連携して行う |
| ③ |
飲食関連の手配 |
| ・ |
受講生の弁当・茶菓子等の準備 |
| ・ |
運営スタッフ、講師等の弁当、本部のお茶、茶菓子の準備 |
| ・ |
必要時懇親会等の手配（懇親会会計は講習会とは別にする） |
| ④ |
講習会での必要物品の確認、調達、準備 |
| ・ |
各委員会に連絡し当日必要な物品を調整する：事務用品、実習用品、演習用品 等 |
| ⑤ |
運営スタッフの調整 |
| a. |
運営ボランティア関連 |
| ・ |
講習会に関する新人認定看護師の参加について |
| |
| ア. |
運営本部長は、今後、講習会に参加する意思があるかどうか新人認定看護師に確認を行う。 |
| イ. |
過去に講習会に参加したことがあるかどうか、新人認定看護師に確認する。 |
| |
・ |
講習会に参加したことがない新人認定看護師には、聴講生として参加してもらい、講義内容ではなく四国ＳＲ講習会の目的や流れなどを把握してもらう。他地域の認定看護師でも当講習会の流れを把握し交流を深めてもらうために、聴講生として参加してもらう。 |
| |
・ |
講習会に参加したことがある新人認定看護師 |
| |
|
1回目：ボランティア参加（運営本部長が決定：その年の新人認定看護師の人数より担当地区のみの新人認定看護師となる場合もある。） |
| |
|
2回目：運営委員への参加（運営本部長が決定：その年の状況により担当地区のみになる場合もある） |
| ＊四国ＳＲ講習会への参加 |
|
|
| ・ |
名簿担当者よりWOC認定試験合格者を情報収集し、運営本部長が講習会へボランティア参加の意志を本人へメール等で確認する |
| ・ |
運営ボランティアは、新人認定看護師の他に、担当でない地域で役割のない運営委員に依頼する
新人認定看護師：主に運営本部の支援
今回役割のない運営委員：実習手伝い、運営手伝い、講師間評価など |
| ・ |
参加意志のある認定看護師へボランティアについて、本人、所属施設長宛へ依頼状を送付 |
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⇒［22］雛形；『ボランティア依頼』
⇒［23］雛形；『ボランティア派遣依頼』 |
| ・ |
運営ボランティアには基本的に昼食代・宿泊費は当講習会が負担するが、交通費は支払わない |
| ・ |
講習会運営スケジュールと照合して役割分担を行ない、各自に送付する |
| ・ |
講習会終了後はお礼状を作成、送付する |
| |
⇒［24］雛形；『ボランティア派遣のお礼状』 |
| b. |
運営スタッフの調整 |
| ・ |
各運営委員の参加人数を把握し、講義・実習・演習との重なりを調整し、運営スケジュールを作成し、2週間前には運営委員に全員に配布する |
| ⑥ |
当日の運営タイムスケジュールの作成 |
| ・ |
各日程、開始前と終了後のミーティングを行う |
| ・ |
役割と担当について記載する
受付 会場誘導（会場外）
基礎コース会場責任者 司会 会場（マイク） 照明
フォローコース会場責任者 司会 照明
本部責任者 ボランティア責任者 等 |
| ・ |
講習会終了後、ストーマボディなどの返送のため宅配手配をする。 |
| |
⇒［25］雛形；『運営スケジュール』 |
| ⑦ |
会場設営 |
| ・ |
資料の準備、PC、プロジェクター、マイクなどの備品、机の配置をカリキュラム委員会に確認して決定しておく |
| ・ |
グループワーク時の鳥の子用紙、書画カメラ、マジック等の準備を確認しておく |
| ・ |
ゴミ収集、後片付け方法を周知する |
| ⑧ |
本部設営 |
| ・ |
PC・プリンター、ホワイトボード、A４用紙などの事務用品を配置する |
| ・ |
荷物や上着がおけるスペースを確保する |
| ・ |
お茶・コーヒー、お茶菓子、弁当がおけるスペースを確保する |
| ・ |
外部講師が来室した場合は、会計委員に講師準備金・交通費の支払いを連絡し、講習会テキスト各1冊と名札を渡し、お茶・お菓子をだす |
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